Faire l'inventaire du parc
Tout commence par une photographie exacte du parc. Pour chaque véhicule, rassemblez dans un même tableau :
- L'immatriculation, la date de première mise en circulation et le kilométrage relevé.
- Le mode de détention : achat, location longue durée (LLD) ou location avec option d'achat (LOA).
- La date d'échéance du contrat ou, pour un véhicule acheté, la durée de détention prévue.
- Le collaborateur qui l'utilise et l'usage réel : trajets courts, longues distances, transport de matériel.
- L'état général, les sinistres déclarés et les entretiens à venir.
Cet inventaire fait apparaître deux familles de véhicules : ceux qui repartent chez un loueur, et ceux qui appartiennent à l'entreprise et qu'il faudra revendre. Il révèle aussi les écarts entre le véhicule et l'usage, comme une citadine qui roule surtout sur autoroute ou un utilitaire sous-utilisé. C'est le bon moment pour ajuster la future commande.
Fin de LLD ou de LOA : anticiper la restitution
En location longue durée, le véhicule revient au loueur à la date prévue. Prenez contact avec lui plusieurs mois avant l'échéance : c'est le moment de demander une prolongation si la livraison des nouveaux véhicules prend du retard, ou d'ajuster le kilométrage contractuel si le compteur dépasse les prévisions.
La restitution donne lieu à un état des lieux. Les rayures, les chocs ou un intérieur abîmé au-delà de l'usure normale sont facturés. Faites contrôler chaque véhicule quelques semaines avant, avec son conducteur : réparer un petit défaut à temps revient souvent moins cher que la remise en état facturée par le loueur.
En location avec option d'achat, vous avez le choix : restituer le véhicule ou lever l'option. Lever l'option n'a d'intérêt que si le véhicule reste utile à l'entreprise, ou si sa valeur de revente dépasse le montant à verser. Comparez les deux avant la date limite fixée par le contrat.
Les véhicules de l'entreprise : la reprise par un professionnel
Pour les véhicules que l'entreprise possède, trois solutions se présentent : la reprise par le concessionnaire qui livre les nouveaux, la vente au cas par cas, ou la reprise de l'ensemble par un professionnel de l'occasion.
La vente au cas par cas prend du temps : annonces, appels, visites, essais, négociation, puis démarches pour chaque véhicule. La reprise par le concessionnaire est simple, mais elle est souvent liée à la commande et peu transparente sur la valeur réelle de chaque véhicule.
Confier la reprise de la flotte à un professionnel permet de traiter tous les véhicules en une seule fois, avec un interlocuteur unique : une offre ferme par véhicule, un enlèvement sur votre site, un paiement par virement et les démarches de cession prises en charge. Préparez pour chaque véhicule :
- La carte grise au nom de l'entreprise.
- Le carnet d'entretien et les factures récentes.
- Les doubles des clés et les équipements : cartes, badges, câbles de recharge.
- La délégation de la personne habilitée à signer la cession, si ce n'est pas le représentant légal.
Remise des véhicules aux équipes
La livraison des nouveaux véhicules est souvent la partie la plus visible du projet. Pour qu'elle se passe bien, préparez à l'avance un dossier par collaborateur :
- La carte grise, l'attestation d'assurance et un constat amiable rangés dans le véhicule.
- Les cartes carburant ou de recharge, le badge de télépéage et les codes éventuels.
- La charte d'utilisation du véhicule de fonction ou de service, à signer.
- Un état des lieux de remise, photos à l'appui, signé par le collaborateur.
Regroupez les remises sur une même demi-journée quand c'est possible : chacun découvre son véhicule, pose ses questions et repart avec les bonnes informations. Beaucoup d'entreprises en font un petit moment d'équipe, avec un petit-déjeuner livré par un traiteur d'entreprise comme Crozy.
Profitez-en pour rappeler les règles du quotidien : déclaration des sinistres, entretiens, gestion des amendes et usage personnel éventuel.
La check-list en résumé
- Inventaire du parc à jour, véhicule par véhicule.
- Échéances de LLD et de LOA notées, loueurs contactés plusieurs mois avant.
- Véhicules loués contrôlés avant l'état des lieux de restitution.
- Offre de reprise obtenue pour les véhicules de l'entreprise, documents rassemblés.
- Dossier de remise prêt pour chaque collaborateur, date de remise fixée.